Analisi e impostazione
Ricognizione del patrimonio, tipologie documentali, consistenza e priorità. Definiamo struttura dei fascicoli, metadati e criteri di accettazione.
DIGITALIZZAZIONE ARCHIVISTICA · ENTI E IMPRESE
Digitalizzazione
del patrimonio documentale.
Affianchiamo enti e imprese nella progettazione della digitalizzazione archivistica, dall’analisi del patrimonio alla consultazione. Il percorso integra acquisizione, classificazione, metadati e validazione, secondo requisiti e criteri di qualità condivisi.
DAL DOCUMENTO ALLA CONOSCENZA
01 / FONTEOgni documento
mantiene il suo contesto.
mantiene il suo contesto.
Origine · fascicolo · riferimenti
02 / STRUTTURALe informazioni
diventano ricercabili.
diventano ricercabili.
Testo · classificazione · metadati
03 / ACCESSOIl patrimonio
supporta le decisioni.
supporta le decisioni.
Consultazione · relazioni · tracciabilità
UN METODO TRASVERSALEArchivi amministrativiDocumentazione tecnicaPatrimonio aziendale
PROGETTARE PRIMA DI ACQUISIRE
Requisiti documentali
e necessità di consultazione.
Ogni archivio ha una propria struttura e un proprio modo di essere consultato. Il progetto parte dalle attività delle persone: quali documenti cercano, quali informazioni servono e quali relazioni devono ricostruire.
Definiamo insieme perimetro, priorità e risultati attesi, coordinando organizzazione documentale, tecnologia e controllo della qualità. La configurazione viene valutata sulle caratteristiche reali del patrimonio.
UN PERCORSO CONTROLLATO, DALL’INIZIO ALLA CONSEGNA
Le fasi del progetto.
Attività, controlli e consegna.
Acquisizione e OCR
Organizzazione delle scansioni e dei documenti disponibili. Il riconoscimento del testo prepara contenuti ricercabili, mantenendo il collegamento alla fonte.
Classificazione e metadati
Le informazioni vengono associate a documenti e fascicoli secondo un modello condiviso. Le estrazioni supportate dall’IA restano distinguibili dai dati verificati.
Controllo e validazione
Qualità delle immagini, completezza e coerenza dei dati vengono controllate. Dubbi e anomalie confluiscono nel processo di revisione dell’operatore.
Consegna e consultazione
Documenti, metadati e rapporti di lavorazione sono organizzati per la consegna. Ricerca, accessi e integrazioni vengono configurati sul progetto.
QUALITÀ DOCUMENTALE
Qualità delle informazioni.
Tracciabilità delle fonti.
La tecnologia accelera la lavorazione e aiuta a individuare ciò che richiede attenzione. Il controllo umano presidia i passaggi di validazione previsti dal progetto.
- Originali e copie di consultazione distinguibili
- Metadati collegati ai documenti di provenienza
- Segnalazione dei campi incerti o incompleti
- Impronte dei file e rapporti di lavorazione
- Ruoli e modalità di accesso definiti con l’organizzazione
- Formati di consegna e integrazioni concordati
L’ESPERIENZA URBANA
Dalle pratiche
alla storia dell’immobile.
Nell’ambito urbanistico, Urbana collega digitalizzazione storica, consultazione professionale e dossier dell’immobile. Un’applicazione specifica del metodo: mantenere contesto, provenienza e relazioni mentre il patrimonio diventa digitale.
Approfondisci il progetto per l’ente ↗TRE AMBIENTI, UN PERCORSO DOCUMENTALE
01Console Digitalizzazione
Acquisizione, OCR, metadati e validazione
02Portale Urbanistico
Ricerca e consultazione delle pratiche
03Dossier
Relazioni e storia documentale dell’immobile
DEFINIRE IL PROGETTO
Perimetro e condizioni del progetto.
Quali archivi possono essere valutati?
Archivi amministrativi, tecnici e aziendali, sia cartacei sia già disponibili in formato digitale. Tipologie, stato dei documenti e requisiti di consultazione determinano il perimetro del progetto.
È necessario digitalizzare tutto insieme?
Il percorso può essere organizzato per fondi, tipologie, annualità o priorità operative. Un primo lotto consente di verificare il modello documentale e i criteri di qualità prima di estendere la lavorazione.
Come si affrontano le informazioni mancanti?
I dati non leggibili o non presenti vengono segnalati. Il processo distingue le informazioni estratte, quelle verificate e gli elementi da approfondire, senza colmare le lacune con dati inventati.
È possibile collegare i sistemi già in uso?
Durante l’analisi si valutano formati, procedure di importazione, API e vincoli dei sistemi esistenti. Le integrazioni effettivamente disponibili vengono definite nella proposta.
La proposta comprende anche la conservazione digitale?
Acquisizione, consultazione e conservazione sono ambiti da definire nel progetto. Eventuali servizi di conservazione, soggetti coinvolti e modalità di versamento vengono concordati espressamente.
IL PRIMO PASSO È CONOSCERE IL PATRIMONIO.
Definire il perimetro.
Pianificare la digitalizzazione.
L’analisi preliminare considera tipologie documentali, consistenza dell’archivio, sistemi disponibili e priorità operative.
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